بنوته كول
24-05-2008, 11:56 AM
FF1493]الشؤون الإدارية
أهداف إدارة العمادة :-
تهدف إدارة العمادة إلى تقديم الخدمات لكافة موظفيها وذلك لضمان قيام الموظف بمهام عمله المكلف به على الوجه الأكمل للوصول إلى الهدف الرئيسي لعمادة شؤون الطلاب والذي يتمثل في تقديم أوجه الرعاية الاجتماعية والخدمات المختلفة لطلاب الجامعة وبذلك تتحمل إدارة العمادة العبء عن كافة موظفي العمادة فيما يتعلق بهم من إجراءات إدارية ومالية بالإضافة على غيرها من المهام والمسئوليات الأخرى .
أقسام إدارة العمادة :-
1- قسم شؤون الموظفين .
2- قسم الشؤون المالية .
3- قسم الاتصالات.
4- وحدة الجوازات.
5- وحدة النسخ.
المهام التي تقوم بها الإدارة:-
1- الإدارة مسئولة عن تنفيذ الأنظمة واللوائح الخاصة بالشؤون الإدارية والمالية .
2- الإشراف الإداري على منسوبي العمادة من إداريين وفنيين وعمال ومستخدمين .
3- المشاركة في إعداد مشروع الميزانية السنوية التقديرية للعمادة .
4- الإشراف على تأمين احتياجات العمادة من موظفين وأدوات ومعدات...الخ.
5- اقتراح خطط تدريب منسوبي العمادة من الإداريين والفنيين واعتمادها من قبل سعادة عميد شؤون الطلاب ومتابعة تنفيذها ضمن خطة الجامعة.
6- الاشتراك في جرد المستودعات التابعة للعمادة.
7- الإشراف على منشآت العمادة وملاحظة أعمال الصيانة والنظافة والحراسة والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
8- الاتصال المباشر مع الجهات المختلفة داخل الجامعة فيما يخص أعمال الإدارة.
9- القيام بأي أعمال أخرى يتم تكليف الإدارة بها من قبل سعادة عميد شؤون الطلاب ووكلاء العمادة .
أهم إنجازات الإدارة خلال الفترة الماضية:
استطاعت الإدارة تحقيق بعض الإنجازات في الفترة القصيرة الماضية والتي تتمثل فيما يلي علماً بأننا نرغب في إنجاز الكثير من الخدمات لموظفي العمادة وطلاب الجامعة.
1- التنسيق مع مركز الحاسب الآلي في توحيد نظام الاتصالات الإدارية ( الرقم الموحد ) .
2- تجميع الأثاث التالف الموجود بمبنى العمادة ونقله لسكن الطلاب بعد التنسيق في ذلك مع إدارة المستودعات.
3- البدء في فهرسة ملفات موظفي العمادة.
4- ترشيح بعض موظفي العمادة للإلتحاق بدورات تدريبية بمعهد الإدارة العامة وإدارة تطوير القوى العاملة.
5- التنسيق مع إدارة تطوير القوى العاملة لإقامة بعض البرامج التدريبية لموظفي العمادة والتي سيتم تنفيذها مستقبلاً بإذن الله .
6- التنسيق مع إدارة المعلومات ومركز الحاسب الآلي لإعداد برنامج لقسم شؤون الموظفين ومازال العمل حتى الآن .
7- متابعة أعمال صيانة مبنى العمادة .
8- متابعة تغيير بعض المكيفات المركزية القديمة بالتنسيق مع إدارة خدمات الجامعة وإدارة المشاريع.
9- مخاطبة المشرف العام على الشؤون الإدارية والمالية بشأن الموظفين المستحقين للترقية.
10- متابعة استخراج الإقامات وتصحيح التأشيرات لطلاب المنح الخارجية بالإضافة إلى العديد من الأعمال التي تم تكليف الإدارة بها من قبل سعادة عميد شؤون الطلاب ووكلاء العمادة.
11- متابعة دوام موظفي العمادة بعد توحيد دوام موظفي العمادة.
قسم شؤون الموظفين :
يتولى القسم إنجاز جميع المعاملات التي لها علاقة مباشرة بالموظف والتي منها :
1- الأجازات بجميع أنواعها ( الاضطرارية – العادية – المرضية – الاستثنائية – الدراسية ) وغيرها .
2- استكمال إجراءات تقاويم الأداء الوظيفي.
3- خطابات التعريف والإفادات.
4- استكمال إجراءات المباشرة بعد الإجازة.
5- متابعة تنفيذ الدورات التدريبية
6- استكمال إجراءات التعاميم .
7- تحديث ملفات الموظفين .
8- حصر أسماء الموظفين المستحقين للترقية .
بالإضافة على العديد من المهام الأخرى .
قسم الشؤون المالية :
يتولى القسم متابعة الإجراءات المالية فيما يخص الانتداب وخارج وقت الدوام بالإضافة إلى تدقيق المعاملات الخاصة بالتغذية الطلابية واستحقاق المؤسسات التي تقوم بتأمين احتياجات لأنشطة العمادة المختلفة .
قسم الاٌتصالات الإدارية :
يعتبر قسم الاتصالات الإدارية بمثابة همزة الوصل بين إدارات عمادة شؤون الطلاب وكافة قطاعات الجامعة بالإضافة إلى ربط العمادة بالإدارات الحكومية الأخرى ويتكون القسم حالياً من الوحدات التالية ويسير العمل في قسم الاتصالات الإدارية بعد أن بدأ العمل بنظام الاتصالات الجديد ( الرقم الموحد ) على النحو التالية :
1- استلام المعاملات من الجهات الخارجية وقطاعات الجامعة وإدارات العمادة بعد التأكد بأنها موقعه وتخص العمادة وكاملة المرفقات .
2- استلام المعاملات الواردة من جهات خارجية بواسطة الحاسب الآلي للتأكد بأنها مسجلة ليسهل بعد ذلك إحالتها للجهة المعنية داخل العمادة أو خارجها .
3- تسجيل المعاملات المنشاءه من العمادة وذلك بإدخال بياناتها بالحاسب الآلي وإعطاء رقم يكون خاص بها حتى يتم حفظها بعد استكمال الإجراءات الإدارية اللازمة لإنجازها .
4- إحالة المعاملات التي تحمل رقم داخلي أو خارجي للجهات المعنية داخل العمادة أو خارجها .
5- إعطاء التعاميم رقم أو إحالة وتوزيعها على الجهات المعنية داخل العمادة وخارجها .
6- تصدير القرارات الإدارية والمالية وتشغيل الطلاب .
7- تصدير المعاملات والتعاميم والقرارات حسب ما هو موضح على الخطابات والتعاميم والقرارات .
8- تسجيل المعاملات والتعاميم والقرارات في دفاتر التوزيع والنماذج الخاصة بذلك وتكليف المراسلين بتسليمها للجهات المعنية .
9- يقوم المراسل المسئول عن توزيع المعاملات لقطاعات الجامعة باستلام المعاملات الخاصة بالعمادة من مركز الاتصالات الإدارية بالإضافة إلى مسئوليته عن مسيرات مكافآت الطلاب والطالبات الشهرية حيث يتولى تسليمها للإدارة المالية وإحضارها بعد صدور الشيك الوزاري .
وحدة البريد والجوازات :
وتتولى هذه الوحدة مسؤولية توزيع المعاملات الصادرة من العمادة لجميع الجهات داخل وخارج الجامعة و إحضار البريد الوارد للعمادة من إدارة البريد ومكتب البريد بالجامعة . كما تقوم هذه الوحدة باستكمال إجراءات الطلاب الغير سعوديين والحاصلين على منح دراسية من قبل الدوله فيما يخص الجوازات والإقامات . [/size]
أهداف إدارة العمادة :-
تهدف إدارة العمادة إلى تقديم الخدمات لكافة موظفيها وذلك لضمان قيام الموظف بمهام عمله المكلف به على الوجه الأكمل للوصول إلى الهدف الرئيسي لعمادة شؤون الطلاب والذي يتمثل في تقديم أوجه الرعاية الاجتماعية والخدمات المختلفة لطلاب الجامعة وبذلك تتحمل إدارة العمادة العبء عن كافة موظفي العمادة فيما يتعلق بهم من إجراءات إدارية ومالية بالإضافة على غيرها من المهام والمسئوليات الأخرى .
أقسام إدارة العمادة :-
1- قسم شؤون الموظفين .
2- قسم الشؤون المالية .
3- قسم الاتصالات.
4- وحدة الجوازات.
5- وحدة النسخ.
المهام التي تقوم بها الإدارة:-
1- الإدارة مسئولة عن تنفيذ الأنظمة واللوائح الخاصة بالشؤون الإدارية والمالية .
2- الإشراف الإداري على منسوبي العمادة من إداريين وفنيين وعمال ومستخدمين .
3- المشاركة في إعداد مشروع الميزانية السنوية التقديرية للعمادة .
4- الإشراف على تأمين احتياجات العمادة من موظفين وأدوات ومعدات...الخ.
5- اقتراح خطط تدريب منسوبي العمادة من الإداريين والفنيين واعتمادها من قبل سعادة عميد شؤون الطلاب ومتابعة تنفيذها ضمن خطة الجامعة.
6- الاشتراك في جرد المستودعات التابعة للعمادة.
7- الإشراف على منشآت العمادة وملاحظة أعمال الصيانة والنظافة والحراسة والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
8- الاتصال المباشر مع الجهات المختلفة داخل الجامعة فيما يخص أعمال الإدارة.
9- القيام بأي أعمال أخرى يتم تكليف الإدارة بها من قبل سعادة عميد شؤون الطلاب ووكلاء العمادة .
أهم إنجازات الإدارة خلال الفترة الماضية:
استطاعت الإدارة تحقيق بعض الإنجازات في الفترة القصيرة الماضية والتي تتمثل فيما يلي علماً بأننا نرغب في إنجاز الكثير من الخدمات لموظفي العمادة وطلاب الجامعة.
1- التنسيق مع مركز الحاسب الآلي في توحيد نظام الاتصالات الإدارية ( الرقم الموحد ) .
2- تجميع الأثاث التالف الموجود بمبنى العمادة ونقله لسكن الطلاب بعد التنسيق في ذلك مع إدارة المستودعات.
3- البدء في فهرسة ملفات موظفي العمادة.
4- ترشيح بعض موظفي العمادة للإلتحاق بدورات تدريبية بمعهد الإدارة العامة وإدارة تطوير القوى العاملة.
5- التنسيق مع إدارة تطوير القوى العاملة لإقامة بعض البرامج التدريبية لموظفي العمادة والتي سيتم تنفيذها مستقبلاً بإذن الله .
6- التنسيق مع إدارة المعلومات ومركز الحاسب الآلي لإعداد برنامج لقسم شؤون الموظفين ومازال العمل حتى الآن .
7- متابعة أعمال صيانة مبنى العمادة .
8- متابعة تغيير بعض المكيفات المركزية القديمة بالتنسيق مع إدارة خدمات الجامعة وإدارة المشاريع.
9- مخاطبة المشرف العام على الشؤون الإدارية والمالية بشأن الموظفين المستحقين للترقية.
10- متابعة استخراج الإقامات وتصحيح التأشيرات لطلاب المنح الخارجية بالإضافة إلى العديد من الأعمال التي تم تكليف الإدارة بها من قبل سعادة عميد شؤون الطلاب ووكلاء العمادة.
11- متابعة دوام موظفي العمادة بعد توحيد دوام موظفي العمادة.
قسم شؤون الموظفين :
يتولى القسم إنجاز جميع المعاملات التي لها علاقة مباشرة بالموظف والتي منها :
1- الأجازات بجميع أنواعها ( الاضطرارية – العادية – المرضية – الاستثنائية – الدراسية ) وغيرها .
2- استكمال إجراءات تقاويم الأداء الوظيفي.
3- خطابات التعريف والإفادات.
4- استكمال إجراءات المباشرة بعد الإجازة.
5- متابعة تنفيذ الدورات التدريبية
6- استكمال إجراءات التعاميم .
7- تحديث ملفات الموظفين .
8- حصر أسماء الموظفين المستحقين للترقية .
بالإضافة على العديد من المهام الأخرى .
قسم الشؤون المالية :
يتولى القسم متابعة الإجراءات المالية فيما يخص الانتداب وخارج وقت الدوام بالإضافة إلى تدقيق المعاملات الخاصة بالتغذية الطلابية واستحقاق المؤسسات التي تقوم بتأمين احتياجات لأنشطة العمادة المختلفة .
قسم الاٌتصالات الإدارية :
يعتبر قسم الاتصالات الإدارية بمثابة همزة الوصل بين إدارات عمادة شؤون الطلاب وكافة قطاعات الجامعة بالإضافة إلى ربط العمادة بالإدارات الحكومية الأخرى ويتكون القسم حالياً من الوحدات التالية ويسير العمل في قسم الاتصالات الإدارية بعد أن بدأ العمل بنظام الاتصالات الجديد ( الرقم الموحد ) على النحو التالية :
1- استلام المعاملات من الجهات الخارجية وقطاعات الجامعة وإدارات العمادة بعد التأكد بأنها موقعه وتخص العمادة وكاملة المرفقات .
2- استلام المعاملات الواردة من جهات خارجية بواسطة الحاسب الآلي للتأكد بأنها مسجلة ليسهل بعد ذلك إحالتها للجهة المعنية داخل العمادة أو خارجها .
3- تسجيل المعاملات المنشاءه من العمادة وذلك بإدخال بياناتها بالحاسب الآلي وإعطاء رقم يكون خاص بها حتى يتم حفظها بعد استكمال الإجراءات الإدارية اللازمة لإنجازها .
4- إحالة المعاملات التي تحمل رقم داخلي أو خارجي للجهات المعنية داخل العمادة أو خارجها .
5- إعطاء التعاميم رقم أو إحالة وتوزيعها على الجهات المعنية داخل العمادة وخارجها .
6- تصدير القرارات الإدارية والمالية وتشغيل الطلاب .
7- تصدير المعاملات والتعاميم والقرارات حسب ما هو موضح على الخطابات والتعاميم والقرارات .
8- تسجيل المعاملات والتعاميم والقرارات في دفاتر التوزيع والنماذج الخاصة بذلك وتكليف المراسلين بتسليمها للجهات المعنية .
9- يقوم المراسل المسئول عن توزيع المعاملات لقطاعات الجامعة باستلام المعاملات الخاصة بالعمادة من مركز الاتصالات الإدارية بالإضافة إلى مسئوليته عن مسيرات مكافآت الطلاب والطالبات الشهرية حيث يتولى تسليمها للإدارة المالية وإحضارها بعد صدور الشيك الوزاري .
وحدة البريد والجوازات :
وتتولى هذه الوحدة مسؤولية توزيع المعاملات الصادرة من العمادة لجميع الجهات داخل وخارج الجامعة و إحضار البريد الوارد للعمادة من إدارة البريد ومكتب البريد بالجامعة . كما تقوم هذه الوحدة باستكمال إجراءات الطلاب الغير سعوديين والحاصلين على منح دراسية من قبل الدوله فيما يخص الجوازات والإقامات . [/size]